Moderne Geschäftsprozesse lassen sich nicht nur mithilfe von Geräten erweitern und optimieren. Software, die speichert, archiviert oder teilt, hilft dabei ebenso. Die e-dox AG ermöglicht es Kunden und ihren Mitarbeitern, effektiver im Unternehmen zu arbeiten und optimiert dafür Prozesse

 

Kopiererhändler wird zum Softwareentwickler

Herausforderungen gibt es im Berufsalltag täglich, vor allem im Hinblick auf neue Medientechnik. Die kann die digitale Arbeitswelt erweitern und erleichtern. Für eine effektive Zusammenarbeit mit Xerox-Multifunktionsgeräten sorgt e-dox aus Leipzig mit ihrem Unternehmen seit 1999. Das Team verknüpft Geräte und deren Dienste und befähigt darüber hinaus Menschen im Umgang damit. Der Trend zum papierlosen Büro ist eine schleichende Entwicklung, aber dauerhaft. Das hat auch e-dox schnell erkannt. Doch wie vollzieht man den Wandel in Zeiten der Digitalisierung? Zunächst fängt man im eigenen Geschäft an. Das Unternehmen entschied sich, neuen Impulsen zu folgen und stellte recht früh Softwareentwickler ein. Mit Fachkompetenzen und Arbeitsweisen aus der Softwareentwicklung entstanden bei der e-dox verschiedene Softwaredienste, die Arbeitsprozesse nun noch besser optimieren. Angefangen bei der Verwaltung und Aktualisierung von Dokumenten, ergab sich ein weiterer Hebel mit Dokumentenmanagementsystemen. In solchen Systemen werden Dokumente zentral verwaltet. Eine Dopplung von Dateien wird damit verhindert, ebenso wie das nervige Arbeiten an verschiedenen Versionen von Dateien. Teilen von Dokumenten und Arbeitsabläufe automatisieren wird so ein Kinderspiel. Auch digitale Unterschriften sind problemlos möglich. Dazu sehen die Nutzer, ob und wann eine Datei gerade bearbeitet wird. Die Managed Print Services von e-dox ermöglichen die Überwachung von Druckvorgängen im Betrieb. Hierrüber können alle Druck- und Seitenflüsse nachvollzogen werden. Somit lassen sich Fehldrucke und unnütze Druckaufträge vermeiden, um Verbrauchkosten im Unternehmen niedrig zu halten. Dank Optimierung der Druckprozesse lassen sich Druckkosten um etwa 25% jährlich einsparen. Diese und weitere Option wurden von e-dox selbst auf Herz und Nieren im eigenen Unternehmen geprüft.

Digitalisierung für jedermann - e-dox AG nutzt Geschäftsoptimierung zur besseren Unternehmenskommunikation

Nicht nur die Geschäftsoptimierung steht bei der e-dox AG im Fokus. Für den Xerox-Kopiererhändler ist es ebenso wichtig, die Mitarbeiter ihrer Kunden in den Digitalisierungsprozess einzubinden. Sie wollen Werkzeuge an die Hand geben, um sich in der neuen digitalen Arbeitswelt zurechtzufinden.

Neben einem ausgedehnten Hardware-Portfolio bietet e-dox inzwischen auch digitale Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen an. Um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten, helfen Programme wie das Dokumentenmanagement und weitere digitale Dienste. Doch bei all den Services und Geräten ist bei der e-dox immer auch eine Beratung vorangestellt. Dabei geht es frei nach dem Motto: „Baue die digitale Arbeitswelt die dich und dein Unternehmen stärkt!“ Die Fachleute schauen sich an, wo der Kunde in der Digitalisierung steht. Welche Geräte und Technik sind vorhanden? Welche Software wird genutzt? Und im letzten und wichtigsten Schritt geht es darum, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter besitzen. Dazu bilden e-dox und der Kunde eine gemeinsam Task Force und ermitteln die Bedarfe der Firma. Darauf zugeschnitten erhalten die Kunden die notwendigen Services. In diesem Prozess wird vor allem oft klar, welche digitalen Fähigkeiten auch die eigenen Mitarbeiter mitbringen. Auf diese Weise kann es nach e-dox Erfahrungen, neben dem Digitalisierungsprozess auch zum Abflachen von Firmenhierarchien kommen. Denn so können Aufgaben den jeweiligen Fähig- und Fertigkeiten der Mitarbeiter besser angepasst werden. Der Xerox-Kopierhändler e-dox hat sich damit nicht nur der Digitalisierung von Arbeitsplätzen angepasst, sondern ermöglicht es gleichsam anderen Unternehmen, sich in der neuen digitalen Arbeitswelt besser zurechtzufinden.

 

 

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Wollen auch Sie auf mehr Digitalisierung setzen? Dann sprechen Sie uns an. Im Regionalen Digitalisierungszentrum Merseburg [Saalekreis] finden Sie Unterstützung und Austausch.

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