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Folge 10: Das Jobcenter 4.0 - Digitale Transformation eines Verwaltungsapparates

Das Jobcenter 4.0: Für Dr. Gert Kuhnert ist das längst keine Zukunftsmusik mehr. Gemeinsam mit seinem Team rüstet er das Jobcenter Saalekreis für die digitale Zukunft.

Aus Theorie wird Praxis

Schon die vergangenen vier Jahre standen ganz im Zeichen des Umbruchs. Mit der Einführung der eAkte im Jahr 2018 führte das Jobcenter ein digitales Dokumentenmanagementsystem ein. Es ermöglichte nun den Mitarbeitenden unterschiedlicher Abteilungen, zeitgleich auf Informationen zuzugreifen. Zeit- und Kostenersparnis waren erste positive Effekte.

Mit Blick auf die E-Governmentgesetzgebung von Bund und Ländern, bildete sich bereits im Juli 2019 eine Fachgruppe Digitalisierung unter der Federführung der Digitalisierungsbeauftragten des Hauses. Das Ziel: Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie zum Jobcenter 4.0. Kurz vor dem ersten Lockdown im März 2020 stellte die Fachgruppe erste Ergebnisse vor. Dabei kristallisierten sich sieben Handlungsfelder für eine erfolgreiche Digitalisierung heraus:

Kuhnert erklärt: „Die Umsetzung erster Schritte in diesen Handlungsfeldern wurde durch die Corona-Pandemie regelrecht befeuert. Mit der Schließung unseres Hauses für den regulären Besucherverkehr mussten wir von heute auf morgen die Betreuung und pünktliche Leistungsgewährung für ca. 7500 Bedarfsgemeinschaften im Saalekreis stemmen.“ Was zunächst noch analog funktionierte, verlangte jetzt dringend nach digitalen Lösungen.

Einführung des Online-Erstantrages

Im Sommer 2020 erfolgte die Nutzungsfreigabe des von den Ländern Hessen und Nordrhein-Westphalen entwickelten Online-Erstantrages. „Das war auch für uns der Startschuss.“, so Kuhnert. Innerhalb von zwei Monaten realisierte die Digitalisierungsfachgruppe den Relaunch des Onlineauftrittes. Zeitgleich wurde die Möglichkeit geschaffen, den Erstantrag auf Grundsicherungsleistungen online zu stellen. Seit dem 1.10.2020 können unsere Kunden die neuen Angebote nutzen.

 

Möglichkeiten voll ausschöpfen

Das Jahr 2020 erwies sich als Treiber bei der Digitalisierung des Eigenbetriebs für Arbeit - Jobcenter Saalekreis. Während erste Anträge nun online abgewickelt werden konnten, arbeitete eine zweite Fachgruppe an der Einführung einer Software, die die unterschiedlichen Bereiche des Hauses verbindet und den Mitarbeitern einen besseren Überblick über die eigene Kundenstruktur oder den Bearbeitungsstand von Anträgen ermöglicht. Dabei fiel die Wahl auf PROSOZ KRISTALL. Die moderne und nutzerfreundliche Business-Software unterstützt die Führung eines Jobcenters.

Noch im vierten Quartal 2020 entwickelte der Betrieb als einziges ostdeutsches kommunales Jobcenter gemeinsam mit anderen im Digitalisierungslabor ALG II des Bundes einen digitalen Weiterbewilligungsantrag (WBA). Innerhalb von nur fünf Monaten ging der „WBA“ dann im Saalekreis ans Netz. Zusätzlich gab es weitere Online-Funktionen: Änderungsmitteilungen können Kund*innen nun auch digital übermitteln. Ein Service der bisher gut ankam.
Als nächstes Etappenziel möchte das Jobcenter eine digitale Terminvergabe sowie Online-Beratungen einführen. Dafür muss allerdings erst der Gesetzgeber rechtsverbindliche Rahmenbedingungen schaffen.

Dem Jobcenter 4.0 ist das Jobcenter Saalekreis ein großes Stück näher gekommen. Das Bestreben des Hauses ist es, weiterhin aus eigener Kraft individuelle Lösungen zu entwickeln. Dabei orientiert sich der Betrieb an fachliche und organisatorische Rahmen, die unser Projektteam selbst definiert. Was im Netzwerk zunächst auf Skepsis stieß, sorgt nun für Anerkennung. Alle Zeit- und Finanzierungspläne konnten eingehalten werden.
Dr. Gert Kuhnert ist dabei besonders stolz auf sein Kollegium: „Ohne unsere Mitarbeiter*innen hätten wir das nicht gepackt.“

 


Wollen auch Sie auf mehr Digitalisierung setzen? Dann sprechen Sie uns an. Im Regionalen Digitalisierungszentrum Merseburg [Saalekreis] finden Sie Unterstützung und Austausch.

Ansprechpartnerin:
Kathrin Schaper-Thoma - Telefon: 03461 25 99 100 - E-Mail: